Früher war das Festnetztelefon der Platzhirsch der Kommunikation. Heute piept und läutet es überall. Hier eine E-Mail, da eine SMS, ach ja und Facebook will ja auch noch bedient werden. Mancher versucht alles gleichzeitig zu schaffen. „Multitasking“ nennt man das. Da muss man aufpassen, dass der Stress nicht überhand gewinnt. Arbeitsmediziner sind sich einig: Zu viel Ablenkungen stören die Konzentration und mindern die Leistungsfähigkeit eines Arbeitnehmers.
Wenn Telefon oder Handy dazwischenfunken, der Computer streikt oder Kollegen laut quatschen, geht manche gute Idee verloren. Es gibt aber ein paar goldene Regeln, um System in den persönlichen Ablauf zu bringen.
1. Abschied von „Multitasking“
Machen Sie eins nach dem anderen. Müssen Sie Ihre Aufgabe unbedingt unterbrechen, notieren Sie sich den letzten Gedankengang auf einem Zettel – dann geht nichts verloren und das Gedächtnis wird entlastet.
2. Unterbrechungen vermeiden
Halten Sie Störungen fern, so gut es geht. Das Schnurlostelefon lässt sich auch einmal stummschalten – wozu gibt es einen Anrufbeantworter. E-Mails können in der Regel ebenfalls warten: Keiner kann verlangen, dass die Mail sofort bei Eingang gelesen und beantwortet wird. Vielleicht können Sie mit Kollegen „Kernzeiten“ vereinbaren, in denen Sie nur in dringenden Fällen gestört werden dürfen. So haben Sie einige „Zeitfenster“ am Tag, in denen Sie ruhig und konzentriert arbeiten können.
3. Prioritäten setzen
Legen Sie genau fest, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Arbeit bewältigen wollen. Machen Sie sich dabei einen Zeitplan. Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, gehören in die „Kernzeiten“. Außerhalb der Kernzeiten darf das Telefon ruhig läuten und Sie beantworten auch gern Ihre E-Mails.
4. Wichtig: das richtige Verhalten am Telefon
Auch der richtige Umgang mit dem Telefon will gelernt sein. Dabei muss mit einem Vorurteil aufgeräumt werden: Es ist keineswegs unhöflich, das Telefon einfach läuten zu lassen, wenn man im Gespräch ist. Im Gegenteil: Unhöflich ist es vielmehr, den Gesprächspartner ständig auszubremsen, der einem gegenübersitzt. Wer ein persönliches Gespräch bei jedem Läuten unterbricht, beweist seinem Gegenüber keinerlei Wertschätzung. Manche helfen sich am Telefon mit einer Phrase wie: „Ich rufe Sie zurück!“. Das ist ein fauler Kompromiss, denn das Gespräch wird trotzdem unterbrochen. Deshalb: Telefon stummschalten und Anrufbeantworter einschalten.
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